Prechod na elektronické faktúry zmení vo firmách viac než len spôsob odosielania dokladov. Podniky budú musieť upraviť aj kontrolu údajov, spracovanie prijatých faktúr, riešenie chýb či archiváciu. Upozorňuje na to spoločnosť Natuvion Slovakia, podľa ktorej môže zavedenie efaktúry zároveň obmedziť ručné prepisovanie údajov a zjednodušiť prácu účtovníkov.
Podstatou zavedenia efaktúry je výmena informácií v štruktúrovanom elektronickom formáte. Údaje z takéhoto dokladu dokážu informačné systémy spracovať automaticky. Nejde teda iba o nahradenie papierovej faktúry dokumentom vo formáte PDF, ktorý firma odošle obchodnému partnerovi. Zmyslom je umožniť prenos údajov medzi systémami bez toho, aby ich zamestnanci museli opakovane zadávať.
„Ak už zasahujú do svojich systémov a procesov, je to príležitosť pozrieť sa na celý spôsob spracovania faktúr a identifikovať miesta, ktoré možno zjednodušiť alebo automatizovať,“ hovorí Juraj Ziman, spoluzakladateľ Natuvion Slovakia.
Úspora práce sa pritom nemusí týkať len prepisovania súm či údajov o dodávateľovi. Automatizovať možno aj kontrolu faktúr, ich schvaľovanie, tvorbu prehľadov alebo ukladanie do archívu. Výsledok však závisí od kvality údajov a od toho, ako má podnik nastavené jednotlivé kroky. Samotné zavedenie elektronického formátu preto ešte nezaručuje, že spracovanie dokladov bude plynulejšie.
Odoslanie alebo prijatie dokladu predstavuje iba časť fakturácie. Faktúru treba vytvoriť, overiť správnosť jej údajov, spracovať a archivovať. Podnik zároveň potrebuje zistiť, či všetky kroky prebehli úspešne. Ak systém doklad odmietne alebo odhalí chybu, zamestnanci musia vedieť, čo sa stalo a ako problém odstrániť.
„Najmä vo veľkých spoločnostiach s komplexným SAP prostredím je potrebné pozerať sa na celý proces spracovania faktúry – od vytvorenia a kontroly údajov cez jej odoslanie alebo prijatie až po monitoring, riešenie chýb a následné spracovanie,“ vysvetľuje Michal Procházka, spoluzakladateľ Natuvion Slovakia.
Podniky by podľa Procházku nemali začínať iba výberom softvéru. Najskôr potrebujú zmapovať, ako faktúry vznikajú, cez ktoré systémy prechádzajú a kde sa s údajmi pracuje ručne. Súčasťou prípravy má byť aj identifikovanie miest, na ktorých dnes vznikajú chyby alebo zdržania. Takýto prehľad umožní určiť, ktoré časti spracovania treba upraviť.
Do prípravy sa preto majú zapojiť nielen pracovníci zodpovední za informačné technológie, ale aj finančné, účtovné a daňové oddelenia. Práve tieto tímy poznajú bežný obeh dokladov aj situácie, ktoré si vyžadujú individuálne riešenie.
Pri výbere systému má podnik zohľadniť aj budúci rast počtu faktúr a ďalšie zmeny požiadaviek. Podľa Procházku by sa tak príprava nemala sústrediť výlučne na splnenie novej povinnosti k určenému termínu, ale aj na dlhodobé fungovanie fakturácie.
Prečítajte si ďalšie články na túto tému:
