Efaktúra zrozumiteľne • Tretí diel
Živnostníci a malé firmy, ktoré nie sú platiteľmi dane z pridanej hodnoty, budú od začiatku roka 2027 potrebovať spôsob na prijímanie efaktúr. Vlastné faktúry pritom povinne v novom formáte vystavovať nemusia. Finančná správa upozorňuje, že zmena zasiahne aj podnikateľov, ktorí mesačne dostávajú len niekoľko dokladov za telefón, energie alebo ďalšie služby.
Práve rozdiel medzi vystavovaním a prijímaním môže viesť k omylu. Podnikateľ si povie, že nie je platiteľom DPH, a preto sa ho novinka netýka. Jeho dodávateľ však platiteľom byť môže a pri zákonom určenom tuzemskom dodaní mu bude musieť vyhotoviť efaktúru. Odberateľ ju musí vedieť prevziať.
Na prípravu preto netreba čakať až do chvíle, keď príde prvý doklad novým spôsobom. Najskôr je vhodné zistiť, od koho podnikateľ faktúry dostáva a ako ich dnes spracúva. Následne si môže vybrať riešenie zodpovedajúce počtu dokladov a dohodnúť sa s účtovníkom na ďalšom postupe.
Vlastné faktúry môžete naďalej posielať ako PDF
Neplatiteľ DPH nebude musieť len pre zavedenie nového systému meniť všetky svoje vystavené faktúry na efaktúry. Ak ich dnes pripravuje vo fakturačnom programe alebo v Exceli a posiela zákazníkom ako PDF, môže pri zachovaní svojho postavenia tento postup používať aj naďalej. Platí to aj pri fakturácii inej firme, nielen občanovi.
Naďalej však treba dodržiavať pravidlá pre obsah a evidenciu dokladov. Základné rozdiely medzi fakturáciou platiteľa a neplatiteľa vysvetľuje aj prehľad vystavovania faktúr na Finsideri. Oslobodenie od povinného vystavovania efaktúr neznamená oslobodenie od ostatných podnikateľských povinností.
Predstavme si grafičku, ktorá nie je platiteľkou DPH. Klientovi vystaví faktúru za návrh letáka a odošle ju e-mailom ako PDF. Od slovenského dodávateľa firemného internetu však môže dostať efaktúru. Pri jednom doklade je dodávateľkou, pri druhom odberateľkou, preto sa na tieto situácie vzťahujú rozdielne pravidlá.
Čo sa zmení pri bežných situáciách
| Situácia neplatiteľa DPH | Čo platí od roku 2027 |
|---|---|
| Vystaví faktúru klientovi | Efaktúru nemusí povinne vystaviť. |
| Nakúpi od domáceho platiteľa DPH | Musí vedieť prijať efaktúru, ak ju dodávateľ musí vyhotoviť. |
| Uplatňuje paušálne výdavky | Spôsob výpočtu výdavkov neruší povinnosť prijímania. |
| Nakupuje ako súkromný spotrebiteľ | Na súkromný nákup sa nová povinnosť prijímania nevzťahuje. |
Príklady sa týkajú neplatiteľa DPH a tuzemských plnení. Nie každý doklad od platiteľa musí byť efaktúrou. Zákon pozná výnimky, napríklad pri príslušných zjednodušených faktúrach a určených plneniach oslobodených od dane.
Paušálne výdavky neznamenajú výnimku
Živnostník s paušálnymi výdavkami môže nadobudnúť dojem, že prijaté faktúry nepotrebuje, pretože si jednotlivé náklady neodpočítava od príjmov. Paušál je však spôsob výpočtu výdavkov pri dani z príjmov. Nerozhoduje o tom, či je človek príjemcom dokladu, ktorý musí jeho dodávateľ vystaviť ako efaktúru.
Ak teda živnostník nakupuje službu pre svoje podnikanie a dodávateľ mu podľa zákona vyhotovuje efaktúru, musí zabezpečiť jej prijatie aj pri paušálnych výdavkoch. Samotné prijatie dokladu ho pritom nemení na platiteľa DPH ani mu nevytvára nárok odpočítať si daň z nákupu.
Rovnako nerozhoduje, či podniká na plný úväzok alebo popri zamestnaní. Dôležité je, v akom postavení službu kupuje. Súkromný účet za telefón a služba obstaraná pre podnikanie sa nemusia posudzovať rovnako. Širší prehľad toho, koho zasiahne prijímanie efaktúr, sme priniesli v samostatnom článku.
Na prijímanie môže stačiť jednoduchá aplikácia
Efaktúra bude obsahovať údaje v štruktúrovanej podobe, ktorú dokáže spracovať softvér. Podnikateľ však nebude musieť čítať technický súbor. Aplikácia mu doklad zobrazí zrozumiteľne, podobne ako dnešnú faktúru. Prijímanie sa zabezpečuje cez certifikovaného poskytovateľa doručovacej služby, označovaného ako digitálny poštár.
Finančná správa pri drobných živnostníkoch uvádza, že nemusia kupovať rozsiahly účtovný program. Pri malom počte dokladov môže postačovať webová aplikácia a dostupné sú aj bezplatné možnosti. To však neznamená, že každá služba alebo všetky jej funkcie budú zadarmo.
Pri porovnávaní ponúk si treba overiť limit prijatých dokladov, možnosti ich stiahnutia a uchovávania aj prípadný poplatok za prístup účtovníka. Dôležité je tiež vedieť, ako sa podnikateľ dostane k svojim faktúram po ukončení služby. Oficiálne návody a zoznam poskytovateľov sú na stránke finančnej správy venovanej efaktúre.
S účtovníkom si dohodnite aj kontrolu a platenie
Ak podnikateľ využíva externého účtovníka, mal by sa ho najprv opýtať, ako bude doklady prijímať a spracúvať. Možno už používa riešenie, do ktorého sa klient zapojí. Vlastný prístup podnikateľa je praktický najmä vtedy, ak neskôr účtovníka zmení alebo potrebuje rýchlo vyhľadať staršiu faktúru.
Nestačí sa však dohodnúť iba na prenose dokladov. Treba určiť, kto kontroluje dodávateľa, fakturovanú službu, sumu a splatnosť. Doručenie efaktúry samo osebe neznamená, že je správna alebo zaplatená. Ak podnikateľ a účtovník predpokladajú, že úhradu vybaví ten druhý, môže vzniknúť omeškanie aj pri správne fungujúcom systéme.
Užitočné je preto nastaviť upozornenia na nové doklady a overiť si, komu prídu. Pri skúšobnej faktúre sa dá skontrolovať, či ju podnikateľ vidí, či k nej má prístup účtovník a či je jasné, kto zabezpečí platbu. Takáto skúška odhalí nedostatky skôr než prvá faktúra po splatnosti.
Ak si živnostník vedie evidenciu sám, rovnaké kroky si nastaví bez účtovníka. Potrebuje vedieť doklad nájsť, prečítať, skontrolovať a podľa potreby uložiť. Práve pri niekoľkých faktúrach mesačne je pravidelná kontrola dôležitá, pretože do aplikácie nemusí prirodzene vstupovať každý deň.
Neplatiteľ DPH sa teda má sústrediť najmä na spoľahlivé prijímanie a spracovanie dodávateľských dokladov. Vlastnú fakturáciu môže zmeniť dobrovoľne, napríklad ak mu jedno spoločné riešenie uľahčí prácu. Samotná registrácia u digitálneho poštára ho však nezaväzuje vystavovať všetky faktúry v novom formáte.
