Efaktúra zrozumiteľne • Prvý diel
(PR)
Od 2027-01-01 sa pre mnohých podnikateľov zmení spôsob vystavovania a prijímania faktúr. Pri zákonom určených domácich obchodoch už platiteľom dane z pridanej hodnoty nebude stačiť poslať zákazníkovi bežné PDF. Faktúra bude musieť mať podobu elektronického dokumentu, ktorého údaje dokáže spracovať účtovný program. Pripraviť sa pritom musia aj podnikatelia, ktorí nie sú platiteľmi DPH.
Pre drobného živnostníka môže byť najväčšou zmenou práve prijímanie dokladov. Aj keď sám vystaví len niekoľko faktúr ročne, od dodávateľa môže dostať elektronickú faktúru za firemný telefón, energie či inú službu. Bude preto potrebovať spôsob, ako ju prevziať a sprístupniť účtovníkovi.
Podľa finančnej správy má nový systém obmedziť ručné prepisovanie údajov, zjednodušiť spracovanie dokladov a pomôcť pri odhaľovaní daňových podvodov. Úspora práce však bude závisieť aj od toho, ako si podnikateľ nastaví program, doručovanie a spoluprácu s účtovníkom.
Čo je efaktúra a prečo nestačí PDF
Faktúru si dnes mnohí podnikatelia vytvoria vo Worde, Exceli alebo fakturačnom programe a zákazníkovi ju pošlú ako PDF. Človek takýto dokument prečíta, no na spracovanie v účtovníctve môže byť potrebné údaje prepísať alebo použiť nástroj na ich rozpoznávanie.
Efaktúra obsahuje údaje usporiadané podľa spoločných pravidiel. Program vie rozlíšiť dodávateľa, odberateľa, číslo dokladu, dátumy, položky aj sumy. V praxi pôjde o štruktúrovaný súbor vo formáte XML. Podnikateľ sa však nemusí učiť čítať jeho technický zápis. Aplikácia mu faktúru zobrazí v zrozumiteľnej podobe.
Predstavme si účtovníčku, ktorá dostane faktúru za opravu firemného auta. Namiesto prepisovania jednotlivých údajov ich program môže načítať priamo z elektronického dokumentu. Na účtovníčke zostane kontrola a správne zaúčtovanie. Samotné automatické načítanie totiž nepotvrdzuje, že suma alebo účtovné posúdenie sú správne.
Podrobný prehľad súčasných pravidiel a údajov na doklade prináša aj článok Finsidera o vystavovaní faktúr. Nová elektronická podoba nemení faktúru na iný druh obchodu. Mení predovšetkým spôsob, akým sa informácie medzi dodávateľom a odberateľom prenášajú.
Kto bude faktúry vystavovať a kto ich prijímať
Základné rozlíšenie je jednoduché. Tuzemský platiteľ DPH bude pri zákonom určenom dodaní tovaru alebo služby domácemu podnikateľovi či právnickej osobe vystavovať efaktúru. Zároveň si musí zabezpečiť jej prijímanie. Neplatiteľ DPH nebude mať rovnakú povinnosť pri vlastných vystavených faktúrach, no musí vedieť prevziať elektronické doklady od dodávateľov, ktorí ich musia vyhotoviť.
To znamená, že živnostník bez registrácie za platiteľa DPH môže vlastné faktúry naďalej vystavovať napríklad ako PDF. Ak však nakúpi službu od slovenského platiteľa a ide o plnenie podliehajúce novým pravidlám, musí byť pripravený na príjem efaktúry. Téme sa podrobnejšie venuje aj prehľad povinností pre neplatiteľov DPH na Finsideri.
Povinnosť sa nevzťahuje na každý nákup. Bežný občan, ktorý si objedná opravu domácnosti ako spotrebiteľ, si kvôli tomu nemusí zriaďovať novú schránku. Zákon pozná aj ďalšie výnimky, napríklad pri určených plneniach oslobodených od dane a pri zjednodušených faktúrach vrátane príslušných pokladničných dokladov.
Čo robí digitálny poštár
Pri elektronickej fakturácii sa bude často objavovať označenie digitálny poštár. Ide o certifikovaného poskytovateľa doručovacej služby, ktorý zabezpečí výmenu elektronických faktúr. Na Slovensku sa na to využíva medzinárodná sieť Peppol. Zjednodušene ide o prostredie, cez ktoré si pripojení odosielatelia a príjemcovia vymieňajú doklady.
Podnikateľ nemusí nevyhnutne kupovať ďalší samostatný program. Doručovanie môže byť súčasťou jeho účtovného alebo fakturačného riešenia. Pri malom počte dokladov môže stačiť webová či mobilná aplikácia. Zoznam poskytovateľov a praktické vysvetlenia zverejňuje finančná správa na stránke venovanej efaktúre.
V prechodnom období do polovice roka 2030 zákon pripúšťa aj iné zaslanie so súhlasom príjemcu, napríklad e-mailom. Stále však musí ísť o štruktúrovanú elektronickú faktúru. Obyčajné PDF túto podmienku nesplní a dohoda o inom doručovaní neodstráni povinnosť vedieť prijímať doklady cez doručovaciu službu.
Čo sa zmení v účtovníctve
Finančná správa upozorňuje, že zavedenie efaktúry samo osebe neruší základné účtovné postupy. Podnikateľ bude naďalej fakturovať konkrétne dodanie a riešiť prípadné opravy. V prechodnom období zostávajú zachované aj kontrolné a súhrnné výkazy. Predstava, že od roku 2027 účtovníctvo kompletne vybaví nový systém, preto nie je správna.
Pri doručovaní cez digitálneho poštára sa zákonom stanovené údaje z faktúry oznámia finančnej správe automaticky. Elektronické doručenie však neznamená automatickú úhradu ani súhlas odberateľa s obsahom. Chybný doklad treba riešiť s dodávateľom a opravu vykonať príslušným postupom.
Ako sa pripraviť ešte pred koncom roka
Prvým krokom je zistiť, ktoré povinnosti sa podnikateľa týkajú a koľko dokladov mesačne vystavuje a prijíma. Potom má zmysel osloviť dodávateľa programu alebo účtovníka. Treba si overiť, či riešenie podporí vytváranie a príjem efaktúr, ako zabezpečí doručovanie a kto bude kontrolovať prijaté doklady.
Pri výbere služby je dôležitá aj cena. Poskytovatelia si ju určujú samostatne, preto treba porovnávať nielen mesačný poplatok, ale aj limity počtu faktúr, archiváciu, export a prístup pre účtovníka. Vlastný prístup podnikateľa môže uľahčiť prípadnú zmenu účtovnej firmy.
S prípravou netreba čakať na prvú povinnú faktúru. Dobrovoľné zapojenie je možné už počas roka 2026. Skúšobné odoslanie a prijatie dokladu ukáže, či program aj spolupráca s účtovníkom fungujú. V ďalšom diele seriálu podrobne rozoberieme, koho sa povinnosť týka a aké výnimky treba poznať.
Prečítajte si ďalšie články na túto tému: