Efaktúra zrozumiteľne • Šiesty diel
Digitálny poštár bude pri efaktúrach zabezpečovať doručenie dokladu od dodávateľa k odberateľovi. Podnikateľ si vyberie službu, cez ktorú bude faktúry prijímať a podľa svojich povinností aj odosielať. Nemusí pritom automaticky kupovať nový účtovný program. Doručovanie môže byť súčasťou softvéru, ktorý už používa.
Pre živnostníka s niekoľkými dokladmi mesačne môže postačiť jednoduchá webová aplikácia. Firma so stovkami faktúr bude skôr potrebovať priame prepojenie s účtovníctvom. Pri výbere preto nestačí porovnať mesačný poplatok. Rozhoduje aj to, koľko práce zostane po doručení faktúry podnikateľovi a jeho účtovníkovi.
Službu treba riešiť aj vtedy, keď podnikateľ vlastné efaktúry povinne nevystavuje. Ak mu ich budú posielať dodávatelia, musí ich vedieť prijať. Podrobnejšie sme túto situáciu vysvetlili v článku o efaktúre pre neplatiteľov DPH.
Výber sa preto oplatí začať jednoduchým prehľadom. Koľko faktúr mesačne prijímate, koľko vystavujete, kde ich vytvárate a kto ich účtuje? Odpovede pomôžu odlíšiť potrebné funkcie od služieb, ktoré by ste platili bez toho, aby ste ich využívali.
Čo digitálny poštár robí
Pod týmto označením sa skrýva certifikovaný poskytovateľ doručovacej služby, prípadne jeho sprostredkovateľ. Zabezpečuje prístup k sieti Peppol, cez ktorú si firmy vymieňajú elektronické doklady. Predstavte si ju ako spoločnú doručovaciu sieť, do ktorej sa podnikatelia pripájajú cez rôznych poskytovateľov.
Dodávateľ a odberateľ preto nemusia mať rovnakého digitálneho poštára. Dodávateľ odošle faktúru cez svoju službu a tá ju doručí službe odberateľa. Výber sa nemusí riadiť tým, akú značku používa váš najväčší zákazník. Dôležité je správne zapojenie do siete a podpora potrebného formátu.
Efaktúra obsahuje údaje v podobe, ktorú vie spracovať program. Používateľ si však môže pozrieť aj jej čitateľný náhľad. Nemusí rozumieť technickému zápisu jednotlivých položiek. Rozdiel medzi týmto dokladom a obyčajnou prílohou e-mailu približuje prvý diel o tom, čo je efaktúra.
Doručenie samo osebe neznamená, že faktúra je vecne správna alebo zaplatená. Niekto musí skontrolovať dodávateľa, sumu aj to, či firma objednaný tovar skutočne dostala. Digitálny poštár zabezpečuje prenos; schvaľovanie, účtovanie a úhrada závisia od zvoleného riešenia a nastavenia práce vo firme.
Najskôr sa poraďte s účtovníkom
Ak už máte fakturačný program, overte si u jeho dodávateľa, ako bude efaktúry odosielať a prijímať. Pýtajte sa, či je doručovacia služba zahrnutá v predplatnom, či treba aktivovať ďalší modul a odkedy bude konkrétne prepojenie použiteľné. Všeobecný prísľub podpory ešte nehovorí, ako bude vyzerať vaša každodenná práca.
S externým účtovníkom si dohodnite, či bude do aplikácie vstupovať priamo, alebo mu budete doklady odovzdávať. Overte aj to, či jeho program dokáže prevziať údaje bez ručného prepisovania. Samotné stiahnutie faktúry do počítača totiž ešte neznamená automatické zaúčtovanie.
Predstavme si malú opravovňu, ktorej majiteľ kontroluje nákupy a účtovníčka spracúva doklady raz za týždeň. Praktické riešenie by im malo umožniť rozlíšiť nové faktúry, schválené nákupy a doklady odovzdané na spracovanie. Ak každý pracuje s vlastnou kópiou bez spoločného prehľadu, ľahko vzniknú duplicity.
Čo porovnať v ponukách
Pred objednaním služby si vypýtajte ukážku práce s prijatou aj odoslanou faktúrou. Porovnávajte rovnaký počet dokladov a rovnaké funkcie. Lacná schránka môže vyhovovať živnostníkovi, no pri väčšom objeme môže byť rozhodujúce pohodlné prepojenie s existujúcim programom.
| Čo si overiť | Na čo sa opýtať |
|---|---|
| Prepojenie s účtovníctvom | Prejdú údaje priamo do programu alebo treba súbory prenášať ručne? |
| Prístup pre účtovníka | Má vlastné prihlásenie a nastaviteľné oprávnenia? |
| Upozornenia a podpora | Ako zistíte, že prišla faktúra alebo sa odoslanie nepodarilo? |
| Cena a limity | Koľko prijatých a odoslaných dokladov balík zahŕňa? |
| Archivácia a odchod | Dajú sa pôvodné doklady hromadne stiahnuť aj pri zmene služby? |
Certifikáciu overte v oficiálnom zozname
Poskytovateľa hľadajte v zozname certifikovaných poskytovateľov doručovacej služby a ich sprostredkovateľov, ktorý zverejňuje finančná správa. Samotné reklamné označenie „pripravené na efaktúru“ vám neodpovie na otázku, kto bude doklady skutočne doručovať.
Rozlišujte značku aplikácie, sprostredkovateľa a certifikovaného poskytovateľa v pozadí. Nemusí ísť o tú istú spoločnosť. Pred uzavretím zmluvy si ujasnite, s kým ju podpisujete, komu budete platiť a kto vám pomôže pri nedoručenej faktúre alebo probléme s prihlásením.
Pri registrácii postupujte podľa aktuálnych pokynov portálu finančnej správy a vybraného poskytovateľa. Po výbere služby dokončite aj zmluvné a aktivačné kroky. Za pripravené riešenie považujte až také, pri ktorom máte potvrdené fungujúce prijímanie, prístup k dokladom a podľa potreby aj odosielanie.
Nízka cena nestačí, dôležitý je aj prístup k dokladom
Na trhu existujú aj bezplatné riešenia pre malý počet faktúr. Pred výberom si overte limity a to, čo sa stane po ich prekročení. Osobitne sa pýtajte na cenu prístupu pre účtovníka, archivácie a prepojenia s programom. Podrobnému porovnávaniu nákladov sa budeme venovať v ďalšom diele.
Vopred si dohodnite aj možnosť stiahnuť pôvodné elektronické doklady. Náhľad faktúry v aplikácii nemusí znamenať, že máte zabezpečenú jej dlhodobú archiváciu. Overte, ako dlho poskytovateľ doklady uchováva a čo sa s nimi stane po skončení zmluvy.
Digitálneho poštára možno zmeniť, no treba rešpektovať zmluvné podmienky a zabezpečiť nadväzujúce prijímanie faktúr. Pred zrušením pôvodnej služby si preto potvrďte postup prechodu aj prístup k starším dokladom. Už pri prvom výbere sa oplatí vedieť, ako sa dá zo služby odísť.
Pred ostrým používaním si s účtovníkom prejdite celý postup na skúšobnom doklade. Overte, kto dostane upozornenie, kto faktúru otvorí a ako sa dostane do účtovníctva. Takáto skúška ukáže viac než dlhý zoznam funkcií v cenníku.
Ďalšie diely seriálu Efaktúra zrozumiteľne
